Metro Padang.COM – Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan kembali melakukan pemilahan arsip dalam rangka persiapan penyusutan dan pemusnahan dokumen periode 2017-2020. Kegiatan dilaksanakan oleh jajaran sekretariat di kantor setempat selama dua hari, tepatnya pada Rabu dan Kamis (14-15/01/2026).
“Pemilahan ini dilakukan dengan mempedomani Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip,” kata Kepala Sekretariat Bawaslu Pesisir Selatan, Rinaldi.Lebih lanjut, dijelaskannya, pemilahan dilakukan guna mengidentifikasi setiap arsip apakah dapat dimusnahkan atau menjadi arsip permanen.
Mengenai prosedur bekerja, kata Rinaldi, staf yang bertugas diminta memastikan arsip secara teliti. Arsip juga ditelusuri asal muasal penerbitannya dan kemudian diklasifikasi berdasarkan jenis dan tahunnya.
Menyusun Laporan untuk Pusat
Kasubag Administrasi, Novalina Elsa Putri, menambahkan setelah pemilahan, langkah berikutnya adalah menyusun daftar usulan.
“Daftar usulan penyusutan dan pemusnahan ini nanti kami laporkan ke Bawaslu RI untuk mendapatkan persetujuan resmi,” jelas Novalina.
Ia menegaskan bahwa usulan pemusnahan diajukan terhadap berbagai arsip yang sudah tidak aktif selama lebih dari empat tahun. Lebih spesifik pada dokumen yang diterbitkan dalam rentang tahun 2017 sampai 2020.
Dokumen yang Diusulkan
Adapun jenis arsip pengawasan Pemilu 2019 dan Pilkada 2020 yang sedang dalam proses penilaian untuk dimusnahkan di antaranya laporan hasil pengawasan, dokumen sosialisasi pengawasan, formulir penanganan pelanggaran, dan dokumen pendaftaran pengawas ad hoc.
Setelah memperoleh persetujuan dari Bawaslu pusat, Bawaslu Pesisir Selatan membentuk Panitia Pemilih Arsip (PPA) yang bertugas memverifikasi fisik dokumen dan melaksanakan pemusnahan dengan cara yang aman.
Dengan langkah ini, Bawaslu Pesisir Selatan diharapkan mampu menjaga kualitas pengelolaan dokumen sekaligus menciptakan tata kelola kearsipan yang sesuai dengan regulasi nasional. (rls)
