Oleh :Rahmat Febrianto,
Erna Widiastuty,
Tim PKM
Metro Padang.com – Salah satu masalah yang dihadapi oleh usaha kecil dan menengah (UKM) adalah rendahnya pemanfaatan akuntansi. Padahal, sebuah sistem akuntansi yang menghasilkan informasi keuangan dibutuhkan oleh setiap pelaku usaha untuk mengevaluasi kinerja, merencanakan aktivitas, dan pembuatan keputusan.
Kami melakukan wawancara dengan pemilik sebuah UKM optik di kota Padang. Dari wawancara diperoleh informasi bahwa pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan secara manual. Dari sisi pandang sistem akuntansi, penjualan berhubungan langsung dengan sediaan barang dagang. Artinya, akuntansi penjualan berhubungan dengan akuntansi sediaan barang dagang. Jika akuntansi penjualan masih dilakukan secara manual, tanpa sebuah sistem yang baku, maka akuntansi sediaan barang dagang tidak lebih baik.
Dari wawancara lanjutan, tim mendapatkan informasi bahwa sediaan barang dagang memiliki nilai yang cukup signifikan. Barang dagang terdiri dari banyak jenis dan setiap unit memiliki nilai yang beragam, mulai dari yang relatif murah, hingga yang bernilai jutaan rupiah per unit. Berdasarkan hasil wawancara tersebut, tim pengabdi memandang bahwa UKM memerlukan sistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan sediaan barang dagang.
Tim Pengabdian Masyarakat (PKM) Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNAND melaksanakan kegiatan pengabdian kepada UKM di kota Padang. Pengabdian ini dilakukan oleh mahasiswa yang terdiri dari empat orang mahasiswa akuntansi dan dibantu oleh dua orang dosen pembimbing. Kegiatan pengabdian ini diinisiasi dari mata kuliah di Program Studi Sarjana Akuntansi, Departemen Akuntansi. Kegiatan ini dibagi menjadi penelitian dan pengabdian. Pada tahap penelitian, tim mahasiswa diarahkan untuk melakukan analisis kebutuhan informasi akuntansi pada UKM di Kota Padang. Tim melakukan observasi ke beberapa UKM di Kota Padang untuk menentukan objek UKM yang menjadi target. Kemudian, tim melakukan wawancara dengan pemilik UKM untuk mengidentifikasi permasalahan yang mereka sadari maupun tidak dalam pengelolaan bisnisnya. Identifikasi masalah dilakukan agar tim bisa merumuskan solusi atas permasalahan tersebut. Kegiatan pengabdian dilakukan pada UKM yang ada bergerak dalam bisnis optik di kota Padang. UKM ini memiliki enam toko di Padang dan luar Padang, dengan toko utama di Pasar Raya Padang.
Pemilihan objek didasari pada ukuran perusahaan dan kompleksitas bisnisnya. Tim mahasiswa mengidentifikasi permasalahan yaitu bahwa UKM kesulitan dalam mengolah informasi akuntansi yang berhubungan dengan sediaan barang dagang. Hal ini karena mereka memiliki beberapa cabang di kota Padang dan satu cabang di luar kota Padang. Mereka membutuhkan informasi mengenai sediaan barang dagang yang bisa menyediakan informasi dengan cepat.
Di tahap pengabdian, tim mahasiswa mendiskusikan permasalahan UKM bersama dosen pembimbing. Diskusi bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan akuntansi yang dihadapi UKM. Informasi sediaan barang penting karena membantu UKM mengelola stoknya untuk memudahkan mereka melakukan analisis biaya produk dan mengetahui jumlah sediaan dengan tepat. Tim pengabdi menyimpulkan bahwa solusi yang tepat adalah dengan membantu menyiapkan kartu persediaan. Kartu persediaan akan memberikan kemudahan dalam hal manajemen produk, akses informasi yang lebih baik terkait klasifikasi, penyimpanan, dan mutasi atas produk. Selain itu, kartu persediaan menampilkan jumlah produk tersisa, total modal atas produk, jumlah penjualan atas produk sehingga mengurangi terjadinya kemungkinan produk yang hilang.
Dengan adanya sistem akuntansi persediaan dan pengendalian melalui kartu persediaan diharapkan membantu dalam melakukan manajemen persediaan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga risiko kecurangan, kerusakan, dan kehilangan stok dapat diminimalisir.
Kartu persediaan dirancang sesuai dengan kebutuhan informasi sediaan barang dagang UKM dengan mempertimbangkan informasi penting yang harus disediakan. Informasi mencakup detail mengenai jenis produk secara keseluruhan, termasuk kategori serta faktor-faktor lain yang mendasarinya. Dengan memperhatikan informasi-informasi ini, kartu persediaan dapat didesain secara tepat dan rinci untuk membantu UKM dalam mengelola dan memonitor stok produk mereka dengan lebih efisien. Tim pengabdi telah memperoleh informasi ini melalui wawancara dengan mitra, dan mereka berharap bahwa desain kartu persediaan akan sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan mitra.
Tim pengabdian telah merancang kartu persediaan berisi informasi tentang produk. Dengan menggunakan kartu persediaan, UKM dapat mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi operasional. Pencatatan persediaan secara teratur dan akurat meminimalkan kesalahan penghitungan atau pencatatan persediaan. Selain itu, dengan adanya sistem yang terstruktur, pemilik usaha dapat melibatkan staf atau karyawan dalam proses pengelolaan persediaan dengan lebih mudah dan efisien.
Universitas Andalas dalam hal ini berperan sebagai mediator terhadap ilmu, pengetahuan, maupun teknologi kepada UKM. Termasuk peran Universitas memberikan bantuan pengetahuan dengan melakukan identifikasi terhadap kebutuhan informasi akuntansi bagi UMKM. Identifikasi kebutuhan informasi akuntansi akan membantu UMKM dalam memecahkan masalahnya dari sisi sediaan barang dagang. Di masa datang, hal ini mungkin menjadi saran untuk keseluruhan UKM bahwa untuk mempermudah dalam pencatatan dan penggunaan kartu sediaan akan lebih sempurna jika dirancang dalam bentuk software atau optimalisasi spreadsheet untuk mendukung sistem yang lebih modern dan untuk mengimplementasikannya perlu pendampingan berupa pelatihan tentang pengelolaan informasi akuntansi dari dinas terkait operasionalisasi usaha. (02)
